Toute entreprise commerciale a une obligation légale d’informer amplement les consommateurs quant au prix et aux caractéristiques essentielles des produits et prestations de services proposés. Dans la plupart des cas, un simple affichage des prix suffit pour répondre à cette obligation. Mais quand une prestation comporte de nombreux paramètres ou personnalisable, un devis prend une dimension importante, voire obligatoire au regard de la loi. À noter qu’un consommateur peut exiger au professionnel de lui établir un devis, quelle que soit la nature de la prestation. Cette demande peut bien sûr se faire par mail, mais qui doit par conséquent se faire en bonne et due forme.
Petit rappel sur ce que c’est réellement un devis
Un devis est un document qui revêt d’une importance cruciale avant un achat ou une prestation de service. Bien plus qu’une simple description détaillée des différentes prestations effectuées, c’est un véritable engagement unilatéral. Plus concrètement, un devis est un document rigoureusement encadré par la réglementation qui, une fois approuvé par les parties, devient un véritable contrat. Cela étant dit, le vendeur n’a aucun droit d’y apporter des modifications tant que le consommateur n’a pas décidé de renoncer à sa prestation. Il est à noter qu’une prestation dont on estime qu’elle sera facturée à plus de 1500 € TTC doit obligatoirement faire l’objet d’un devis détaillé.
Dans un devis doit alors apparaître la date, le nom de la société, son adresse, le nom du client, quantité et prix de chaque prestation, prix unitaire, le prix HT et TTC, TVA, durée de validité de l’offre, information quant à au caractère gratuit ou payant du devis, etc.
Une demande de devis par mail ne doit pas se faire n’importe comment
Quand on a trouvé le prestataire dont les services correspondent parfaitement à ses besoins, on doit lui faire parvenir une demande de devis détaillé et chiffré afin d’avoir un aperçu du budget à prévoir. Il convient de souligner que même quand le devis n’est pas obligatoire, le vendeur et prestataire de service ne peut en aucun cas refuser d’établir un devis quand le client lui exige un. Pour une demande de devis, le client lui-même peut contacter par mail le professionnel. Quelle que soit donc la nature de prestation qu’on souhaite bénéficier, une demande de devis par mail doit se faire en bonne et due forme. Il existe d’ailleurs de nombreux modèles de lettre pour bénéficier d’un devis en ligne auxquels on peut s’inspirer.
Mais d’une manière générale, une demande de devis doit comporter plusieurs éléments essentiels tels le nom et le prénom de l’acheteur, son adresse, le nom de la société destinataire, l’adresse de l’entreprise et l’objet de la lettre. Comme pour la rédaction d’une lettre de motivation, la lettre doit commencer par « À » suivi de « monsieur », « madame » ainsi que le titre dudit destinataire. La rédaction proprement dite doit toujours être précéder par « madame/monsieur » puis « virgule ».
Les informations à préciser dans une demande de devis
Une fois tous ces protocoles pris en considération, l’acheteur peut désormais entamer la rédaction de sa demande de devis. Il doit dans ce cas commencer par présenter brièvement la nature de son projet. Puis, si le client est une entreprise, il peut, si nécessaire, parler de sa structure ainsi que son fonctionnement. Quand tout cela est fini, il peut enfin entrer dans le vif du sujet, c’est-à-dire d’exiger au prestataire de lui établir un devis pour telle ou telle prestation.
Pour toute demande devis auprès d’un prestataire et pour tout projet, il apparaît plus judicieux de donner le plus d’information possible afin que le prestataire puisse établir un devis précis et adapté. Il ne faut jamais oublier qu’aucun vendeur ne pourra effectuer une proposition équitable avec seulement deux ou trois lignes dans un mail.
À la fin, il ne faut pas oublier les formules de politesse du genre : « dans cette attente, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées » ainsi que le nom, le titre et la signature du client.